Existe una nueva aplicación llamada FormatPDF, que promete ser la solución a muchos de los problemas que se plantea a los camioneros con respecto a la digitalización de los documentos necesarios para el transporte de mercancías por carretera. Esta aplicación, se ha puesto a disposición del público hace pocos días, pero mientras recorre sus primeros pasos, vamos a realizar un repaso sobre documentos de transporte y el proceso de digitalización del sector.
La digitalización de documentos y el formato PDF
PDF es un formato que permite almacenar y visualizar documentos en un ordenador, tablet, smartphone, etc., aportando seguridad y estabilidad a la gestión diaria de información. Por ello es el formato más usado para la digitalización documental en todos los sectores.
Actualmente se pueden encontrar herramientas con las que no sólo puedes convertir documentos modificables en PDF seguros, sino que te van a permitir editar y trabajar de forma ágil y sencilla con documentos de trabajo.
Uso de terminales y dispositivos con datos para agilizar y asegurar la gestión documental en ruta
Hoy en día ya podemos decir que la necesidad de digitalizar la documentación que se genera durante el transporte de mercancías y su reparto final es un hecho. Ya no sólo porque desde la administración y las diferentes autoridades nacionales e internacionales lo vayan a exigir en un plazo relativamente breve (en 2026 el CRM electrónico será obligatorio según la compañía Transfollow), sino porque los últimos acontecimientos han puesto de manifiesto que las nuevas tecnologías pueden marcar la diferencia en situaciones de estrés máximo del sector.
Así las cosas, y para reforzar un panorama de profesionales cada vez más preparados, ya existen datos que avalan el hecho de que los camioneros y repartidores viajan con más frecuencia con dispositivos electrónicos como tablets, smartphones y ordenadores portátiles conectados a datos y que son receptivos a usarlos para facilitar su día a día en las carreteras y en el trasiego de las mercancías.
Es por esto que es cada vez más común que las compañías desarrollen o faciliten a sus profesionales herramientas digitales que les ayudan además a reducir costes y a favorecer la eficiencia de los servicios.
Por ejemplo los GPS que mantienen localizados los vehículos en todo momento o herramientas que les permiten conectar en tiempo real con cliente y empresa para tener un conocimiento instantáneo de las entregas de mercaderías que se encuentran en curso.
En todo caso, mientras superamos los retos que nos impone la digitalización del sector para conseguir los objetivos europeos, tendremos que dar la bienvenida a las nuevas herramientas de la tecnología de la información que nos faciliten el camino.
La documentación que ya tiene equivalente electrónico y el CMR-E
Aún hoy es habitual que mucha de la documentación que se genera en el transporte de mercancías y en logística se realice en papel, no obstante, este hecho provoca situaciones poco eficientes dada la fragilidad del papel y la necesidad de mantener y guardar la información de manera gestionable por las empresas.
Es por esto, que, sobre todo durante la pandemia, el proceso de digitalización documental del sector se ha visto acelerado, ya que los movimientos de mercancías han sido el pilar básico para mantener abastecidas las ciudades confinadas.
A continuación facilitamos una lista de alguna de la documentación necesaria en el transporte, sus equivalentes electrónicos y dónde se pueden conseguir.
- CMR CARTA DE PORTE POR CARRETERA:
Se trata del documento oficial que contiene toda la información sobre el remitente, el destinatario y la mercancía transportada, en los transportes internacionales y nacionales por carretera.
Este es uno de los documentos cuya digitalización se encuentra más normalizada en lo que se conoce como el e-CMR ya que muchos de los países de la UE ya lo han incorporado al funcionamiento normal (29 países de la UE ratificaron el protocolo del CMR electrónico).
En la página de Transfollow.org se puede obtener toda la información necesaria para conectar al estándar del sector de logística.
Y si prefieres tener tu propio formato digitalizado, te dejamos enlace a un artículo de Diario de Transporte sobre lo que debe contener el CMR y cómo debe entregarse.
- CONOCIMIENTO DE EMBARQUE (B/L):
Es el documento que, en el transporte marítimo, cumple tres funciones:
- Dar testimonio del depósito de las mercancías en el barco
- Es prueba del contrato de transporte
- Su entrega transfiere los derechos sobre las mercancías en tránsito.
Si quieres simplificar tu día a día evitando papeleo, digitaliza tu documento habitual de conocimiento de embarque creando un PDF modificable y gestiona la información desde tu dispositivo conectado a datos.
- CARTA DE PORTE AÉREO (AWB):
Se trata de un documento expedido por la compañía aérea que recibe la mercancía para ser trasladada a un aeropuerto de destino.
Se denomina, igualmente, carta de porte aéreo y nota de consignación.
También tiene su versión electrónica, con lo que la información no genera tanto papel y se consigue una mayor fiabilidad porque es imposible extraviarlo.
En Internet puedes encontrar plantillas de este documento para descargar y usar en tu dispositivo. Suelen ser en Office Word, así que para dar seguridad al documento, puedes darle formato PDF de forma sencilla.
- FACTURA COMERCIAL INTERNACIONAL y PACKING LIST (LISTA DE CONTENIDOS):
Son documentos que deben ir juntos y que son necesarios para agilizar el trabajo de la aduana del país de recepción de la mercancía cuando este es de fuera de la UE. El transportista en este caso es sólo portador de estos documentos ya que los debe realizar la compañía exportadora de la mercancía.
En su versión digital, la lista de contenidos será un documento de Excel y este, junto con la factura, pueden ser enviados previamente al agente aduanero desde las oficinas, eliminando la responsabilidad de portarlos al camionero.
- ALBARÁN DE ENTREGA
Es el documento final que se genera a la entrega de la mercancía a su destinatario final, el comprador.
El uso de la versión electrónica de este documento genera muchas ventajas tales como:
- Seguridad, ya que el contenido entregado y el propio documento se mantienen
inalterados durante el tiempo que dura el reparto y desde que se generó el pedido. - La entrega del albarán electrónico se desarrolla a través de varios mensajes que permiten al comprador conocer la situación de su mercancía en todo momento y planificar su recepción, lo que supone mayor control del conductor sobre el tiempo estimado para la descarga.
- La información es fácil de gestionar porque está automatizada, lo que facilita la facturación del pedido para el vendedor.
Si tu empresa aún no cuenta con una aplicación o herramienta centralizada con la que generar, firmar o editar estos documentos, quizá te interese contar con formularios ofimáticos y una aplicación online que te facilite trasladarlos a formato PDF y modificarlos con seguridad.
Fuente de información: La digitalización de la documentación de transporte del camionero en ruta
